I. Perspektive Teammitglied

Der Lösungsschwerpunkt für das einzelne Teammitglied betrifft die Maßnahmen und Ansätze zur besseren Selbstorganisation, zum erfolgreichen Umgang mit digitaler Technik und zum Meistern des negativen Gefühls, sich allein zu fühlen.
 

1. Selbstorganisation:

Die größte Herausforderung des Home-Office besteht darin, sich selbst zu organisieren, d.h. berufliche und private Belange unter einen Hut zu bekommen.  

5 Tipps für die bessere eigene Strukturierung:

• Definieren Sie für sich realistische (Wochen-)Arbeitsziele und besprechen Sie diese mit den Kolleg*innen.
• Setzen Sie für sich klare zeitliche Grenzen.
• Kommunizieren Sie aktiv Ihre Arbeitszeiten bzw. stimmen Sie sie mit den anderen ab, um einen gemeinsamen Austausch zu ermöglichen.
• Trennen Sie Ihren Arbeitsbereich räumlich (wenn möglich) und zeitlich von Ihrem Privatleben.
• Minimieren Sie Störfaktoren und etablieren Sie sog. „Deep Work“-Phasen.

>> Und trauen Sie sich auch zu sagen: „Ich bin dann mal offline“

Natürlich denkt nun der eine oder andere: »Hm, das klingt alles so einfach, ist es aber in der Umsetzung und dem Durchhalten des Vorhabens nicht« – das stimmt! Ein individuelles Coaching kann Sie hierbei unterstützen und Ihnen helfen, Ihre individuellen Störfaktoren zu identifizieren. Vielleicht werden auch die „Antreiber“ enttarnt, die Ihnen bei der stringenten Strukturierung im Wege stehen. Und last but not least entwickeln wir mit Ihnen gemeinsam ein „Geländer“ für die dauerhafte Umsetzung. Sprechen Sie uns gerne dazu an!

Neben dem Thema der Selbstorganisation ist es entscheidend, Klarheit herzustellen betreffend Aufgaben, Verantwortung und Entscheidungsspielraum für das einzelne Teammitglied, aber auch für das gesamte Team. Ebenso gilt es, die Arbeitsabläufe auf einen möglichen Veränderungsbedarf zu untersuchen. Er kann sich aufgrund der stärkeren Digitalisierung ergeben oder auch aufgrund der unterschiedlichen Arbeitsorte entstanden sein.  

Mein Appell an Sie: Trauen Sie sich, es im Team und/oder mit der Führungskraft anzusprechen, wenn Ihnen ein Handlungsbedarf auffällt. Ideal ist es, wenn Sie nicht nur das Problem benennen, sondern vielleicht sogar schon einen Lösungsansatz einbringen können.

2. Umgang mit der digitalen Technik:

Ein weiterer wichtiger Punkt für das einzelne Teammitglied ist der Umgang mit der digitalen Technik. Vieles wird hier neu und ungewohnt sein; manches wird Sie vielleicht sogar verunsichern, sozusagen »Komfortzone ade« ... Damit Sie aber aus der Angstzone in die Lernzone wechseln können, ist Ihre richtige Haltung der Schlüssel hierzu.  

Trauen Sie sich, bei Fragen andere anzusprechen. Für das Team wiederum ist es wichtig, darauf zu achten, kein Teammitglied aufgrund von fehlender technischer Kompetenz zu verlieren. Deshalb 3 Tipps für den Umgang mit der neuen Technik:

• In fast jedem Team/Kollegenkreis gibt es IT-affine Kolleg*innen – und da noch kein Meister vom Himmel gefallen ist: Fragen hilft!
• YouTube ist eine schier unerschöpfliche Quelle von Infos für den Umgang mit neuer Technik.
• Und vor allem trauen Sie sich – experimentieren Sie! Typisch für „digital natives“ ist, es solange zu googlen, bis sie eine Lösung gefunden haben. Machen wir es ihnen nach.

>> Denn Sie wissen doch: Man kann das Internet nicht löschen...

3. Medizin gegen das Gefühl »alleine zu arbeiten«

Viele Mitarbeiter*innen empfinden es als belastend, zu Hause alleine zu arbeiten. Nun können wir die aktuelle Arbeitswelt nicht ändern; auch besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass die Arbeit im Home-Office bzw. in Hybrid-Teams auch nach der Pandemie eine Fortsetzung finden wird. Deshalb ist es wichtig zu versuchen, einen Weg für den Umgang mit diesen Herausforderungen zu finden. Werden Sie selbst aktiv!

Dazu wieder 3 Tipps:

• Gehen Sie aktiv auf Ihre Kolleg*innen zu: Trauen Sie sich zu sagen, wie es Ihnen geht und was Sie – emotional – benötigen. Versprochen: Den anderen geht es genauso!

• Als Teamplayer macht es keinen Spaß, alleine zu arbeiten. Überlegen Sie  gemeinsam im Team, ob und wie Sie online doch zusammenarbeiten können, an einem Dokument oder auch kreativ. Haben Sie schon mal MURAL/Miro oder Concepted Board ausprobiert? Es ist einfach zu lernen und macht Spaß.
• Regen Sie virtuelle „Schnackrunden“ an: Virtuelles Kaffeetrinken ist besser als gar kein persönlicher Austausch.

>> Und greifen Sie ruhig mal zum Telefon und fragen: »Wie geht’s dir?«

II. Perspektive Team

Einige Themen, die für das einzelne Teammitglied wichtig sind, gelten natürlich genauso für das Team als Einheit: Dazu gehört insbesondere die Klarheit betreffend Aufgaben, Verantwortung und Entscheidungsrahmen. Hinzu kommen noch weitere Aspekte wie etwa die erfolgreiche digitale Zusammenarbeit und wer im Team dafür verantwortlich ist, die Arbeitshindernisse aus dem Weg zu räumen. Auch die Interaktion mit kurzfristigen Zielen gehört hierzu; eine gemeinsame Zielerreichung wirkt auf alle Beteiligten motivierend.
 

1. Schlüsselfragen zur erfolgreichen Zusammenarbeit im Home-Office und in HybridTeams:

• Wie deutlich sind allen Beteiligten die zu erledigenden Aufgaben, die Verantwortung und der Entscheidungsspielraum für das Team und die einzelnen Teammitglieder?
• Wie gut bewältigen das Team und die Teammitglieder eigenständig die Aufgaben?  
• Sind Teilbereiche der „Führungsaufgaben“ bereits Hierarchie-unabhängig aufgeteilt? Gibt es z.B. schon Verantwortliche für digitale Medien, Teammeetings oder Abläufe im Team?
• Wie gut gelingt die digitale Zusammenarbeit, wie gut werden Hindernisse aus dem Weg geräumt?
• Haben Sie im Team / mit Ihren Kolleg*innen kurzfristige Ziele vereinbart und halten Sie gemeinsam nach (Reviews)? Wie gut gelingt Ihnen das auch ohne Intervention der Führungskraft?
• Wie stellen Sie eine gelungene Zusammenarbeit sicher, wenn teilweise im Home-Office und teilweise im Unternehmen gearbeitet wird?

Um die Antworten auf diese Schlüsselfragen dauerhaft umzusetzen, bedarf es:

• vereinbarter Strukturen der Zusammenarbeit (Meetings, Dailys)
• vereinbarter Regeln für den Informationsfluss
• regelmäßiger Zeiten für den fachlichen und persönlichen Austausch

sowie DISZIPLIN, um diese Absprachen auch einzuhalten!

2. Selbstverantwortung als Game Changer

Ein weiterer entscheidender Unterschied ist, nicht mehr darauf zu warten, dass die Führungskraft aktiv wird. Vielmehr gilt es, als Team selbst die Initiative zum Handeln zu ergreifen. Das bedeutet: Mit einer veränderten Haltung und einem veränderten Verhalten – beides bildet das sog. Mindset – an die Zusammenarbeit auf Distanz heranzugehen.

Selbstverantwortung ist für Teams und den Einzelnen der Game Changer. Denn wenn ein Teammitglied oder das gesamte Team allein zu Hause arbeitet, erfüllt selbstverständlich jede*r – wie sonst auch – seine Arbeitsaufgaben. Doch Selbstverantwortung für sich selbst und das Team geht noch weiter. Sie bedeutet zu reflektieren und anzustoßen, ob Arbeitsabläufe oder Entscheidungsrahmen wie auch der Inhalt der erledigten Arbeitsaufgaben in Ordnung sind oder der Veränderung bedürfen. Dabei geht es auf Teamebene nicht um „Besserwissen“, sondern um eine gemeinsame Verantwortung für das Teamergebnis. Ich-bezogene Sätze wie „ich habe meinen Part erledigt“ müssen der Vergangenheit angehören. Angebote wie „Brauchst Du Unterstützung von mir oder anderen?“ oder gemeinsame Reflexionen zu den verteilten Aufgaben bzw. Abläufen sind das, was dauerhaft zum Teamerfolg beiträgt.

Selbstverantwortung bedeutet also konkret:

• eigenständig zu handeln,
• Verantwortung zu übernehmen, auch für das Ergebnis, positiv wie negativ,
• Konsequenzen zu erkennen,
• selbst nach Lösungen zu suchen (anstatt die Schuld bei anderen)
• und auch – oder gerade – Verantwortung für die Dinge zu übernehmen, die Sie nicht gemacht haben.

Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, bedarf es weiterer Voraussetzungen:

Neben den eigenen Werten und der eigenen Motivation der Teammitglieder ist die Organisation, also das Unternehmen aufgefordert, den Rahmen dafür zu schaffen, in dem das Team „darf“ und es auch „muss“, also zuständig ist bzw. sein darf.

Hier gilt es, individuell zu prüfen, ob und welche Qualifikationen ggf. fehlen und nachgeholt werden wollen/müssen, z.B. im digitalen Bereich.

Vielleicht stellt sich auch die Frage nach dem Wollen, ggf. vor dem Hintergrund schlechter Erfahrungen?

Das Team ist gefordert, Anpassungen zum „Dürfen“ nachzufragen, wenn sie fehlen. Denn es obliegt der Führungskraft und dem Unternehmen, den Rahmen so zu setzen, dass Teams auch „dürfen“ bzw. „müssen“, also zuständig sind, handeln und entscheiden dürfen.

3. Zeit für das Miteinander im Team

Eine weitere Schlüsselfrage lautet:

• Wie stellen Sie sicher, mit Ihren Teamkolleg*innen im sozialen/persönlichen Kontakt zu bleiben und auch den Kontakt untereinander zu unterstützen?
   

Das Miteinander im Team ist sozusagen der „Schmierstoff“ im Getriebe eines Teams. Es ist außerordentlich wichtig, dass der Teamzusammenhalt, fachlich und persönlich, bewusst herbeigeführt wird. Denn das, was im Alltag im Unternehmen nebenbei geschieht, entfällt im Home-Office sowie in Hybrid-Teams und muss bewusst gesteuert werden.
Hierfür bieten sich feste Meetings an, die auch Persönliches beinhalten. Aber auch bewusst eingerichtete „Schnackrunden“, virtuelles Kaffeetrinken oder Ähnliches als Ersatz für das persönliche Treffen erfüllen einen wichtigen Zweck zum Teamzusammenhalt.
Wie bereits ausgeführt, gilt es auch hier, nicht auf die Initiative einer Führungskraft zu warten, sondern selbst aktiv zu werden.

Dieser Austausch ist umso wichtiger, wenn in Hybrid-Teams gearbeitet wird. Gerade wenn ein Teil des Teams im Unternehmen tätig ist, möglicherweise sogar stets die gleichen Mitarbeiter*innen, besteht die Gefahr, dass das Team Mitglieder im Home-Office „verliert“, indem diese nicht alle – sachlichen – Informationen mitbekommen oder sich vom Team ausgeschlossen fühlen. Mein Tipp ist, dem ganz bewusst entgegenzutreten. Achten Sie bewusst darauf, dass im Home-Office Tätige aktiv einbezogen werden. Konflikte entstehen so deshalb erst gar nicht.

Apropos Konflikte: Sie sind in dieser Art der Zusammenarbeit leicht zu übersehen. Das Gegenmittel ist bewusst remote Emotionen wahrzunehmen oder auch genau „zwischen den Zeilen zu lesen“. Trauen Sie sich, auch Ihre Wahrnehmungen mit den anderen anzusprechen, ob im virtuellen Meeting/Telefonat zu zweit, wenn es zwei betrifft, oder auch in der Gruppe, wenn es mehrere angeht. Erfolgversprechend ist auch hier, Ich-Botschaften + Beobachtung + „Wie es mir damit geht“ in einem Satz zu kombinieren und das Thema auf den Tisch bzw. auf den Bildschirm zu bringen.

Nun sind Sie und Ihr Team gut gewappnet, um mit den aktuellen Herausforderungen gut umgehen zu können.